Les différents types de groupes

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Sommaire

Comment créer un groupe

Le succès d’une plateforme collaborative repose sur le succès de chaque groupe qui la compose. 

Un groupe réunit une audience spécifique pour la réalisation d’un objectif ou d’un besoin commun tels que :

  • s’informer, 
  • partager des connaissances, 
  • résoudre un problème, 
  • réaliser une veille, 
  • travailler sur un projet.

Le groupe est assez souvent le prolongement en ligne d’une activité existante ou d’une activité que vous souhaitez développer en tirant profit des atouts du digital : 

  • pas de barrière d’espace, 
  • de temps, 
  • capacité à être tous ensemble connectés...

Il existe différents types de groupes : 

  • groupes d’annonces, 
  • groupe projet, 
  • groupe métier 
  • ou groupe thématique. 

Découvrez ci-après leurs principales caractéristiques.

Les groupes d’informations/annonces

Il s’agit d’un espace de diffusion d’informations et d’échanges. 

Il peut s’agir d’un groupe d’annonces général pour l’ensemble de l'organisation ou de groupes d’annonces par site géographique de l’entreprise (lieux). 

Les groupes d'informations ou d'annonces

Il peut s'agir aussi de groupes d'informations en lien avec un projet important ou un sujet d'intérêt général pour l'organisation.

Nous vous y recommandons l’utilisation des fonctionnalités suivantes :

Ces groupes sont le plus souvent ouverts et accessibles à tous et animés par des communicants qui préparent et diffusent le contenu.

On pourra y retrouver un groupe général, accessible par défaut à tous les membres inscrits sur votre plateforme.

Pour identifier ces groupes :

  • Quels sont les dispositifs de communication interne que vous avez déployés ?
  • Quels sont les différents sites géographiques de votre organisation ?

Vous souhaitez obtenir plus d’informations sur les groupes d’annonces ? Découvrez : 

Les groupes projet

Il s’agit d’un groupe ayant pour finalité la réalisation et/ou le suivi d’un projet dans le temps et qui réunit l’équipe associée. 

Le groupe joue un rôle essentiel dans le partage d’informations et de documents au quotidien ainsi que dans la communication d’une manière générale, notamment dans un contexte d’équipes multi-sites ou de travailleurs nomades.

Les fonctionnalités que nous recommandons pour les groupes projet :

Les groupes projet

Pour identifier ces groupes :

  • Sur quels nouveaux projets Talkspirit peut-il être un bon support et faciliter la collaboration ?

Plus d’informations sur les groupes projets dans le guide du travail collaboratif

Groupe métier/d'un service ou d'une fonction

Ce type de groupe favorise l’entraide, le partage d’informations/connaissances d’une manière générale au sein d’une équipe, d’un service ou d’un département partageant le même métier dans l’organisation.

Les groupes métier

Pour identifier ces groupes :

  • Quels sont les moyens d’information et d’échange existants ? Existe-t-il des listes de diffusion email qui pourraient être remplacées par un groupe ?

Groupe associé à un thème

Ce type de groupe facilite le partage d’informations et les connaissances sur un sujet donné de façon transverse à l’organisation. 

Un groupe de Veille marché ou des groupes de travail sur le plan d’entreprise sont des exemples de groupes thématiques.

Pour identifier ces groupes :

  • Quels sont les chantiers clefs de l’organisation ? Existe t’il un plan stratégique d’entreprise organisé de façon thématique ? 

Groupe associé à un produit ou à un service commercialisé, un processus

Ce type de groupe fédère, de façon transverse à l’organisation, dans un objectif de partage d’informations, d’entraide, d’innovation continue :

  • les ressources impliquées dans la commercialisation, 
  • la production, 
  • le support d’un produit ou d’un service, 
  • un processus.
Groupe associé à un produit ou à un service

Il favorise la circulation des informations en décloisonnant les équipes et facilite la synchronisation dans des contextes d’équipes qui ne partagent pas les mêmes applications métier.

Pour identifier ces groupes :

  • Comment les différentes équipes travaillent-elles ensemble aujourd’hui ? Comment décloisonner l’organisation en facilitant leur collaboration ? 

Définir une architecture de groupes

Lancer votre plateforme collaborative vous amènera à vous interroger sur ces groupes. 

Lesquels lancer en premier, qui va les créer, et ensuite ?

Pour cartographier ces groupes et vous aider à organiser vos actions, téléchargez notre outil lancement de votre plateforme collaborative

Créer vos groupes sur Talkspirit

Sur Talkspirit, les groupes peuvent être créés par l’administrateur et/ou les membres inscrits selon les préférences définies. 

Créer un groupe

Un groupe est défini par un titre, une description succincte, un visuel, une audience que vous invitez ainsi qu’un périmètre de confidentialité. 

Renseigner un titre, une description, une thématique

Les groupes ouverts sont accessibles à tous les membres. Les groupes restreints peuvent être privés ou secrets. 

Lorsqu’un groupe est privé, l’utilisateur peut demander à rejoindre le groupe. Un membre du groupe devra alors accepter l’utilisateur dans le groupe. 

Un groupe secret n’est visible que des seuls membres invités. Il est nécessaire d’être invité à rejoindre un groupe secret pour en devenir membre. Il n’est pas possible d’en demander l’accès. 

Le ou les gestionnaires d’un groupe accèdent aux fonctions d’administration de leur groupe dans un panneau de configuration. 

Bonnes pratiques

Lors de la définition de votre architecture de groupes, préférez un découpage de vos groupes de façon “fine” par opposition à des groupes “chapeau” mixant des contenus de différentes natures et pour lesquels vos membres hésiteront à rester abonnés.

Héberger des dizaines, des centaines de groupes à terme n'est pas une problématique si vos groupes sont correctement définis et organisés. 

Au contraire, vos utilisateurs préfèreront être membres de groupes traitant de sujets qui les intéressent vraiment plutôt que de groupes traitant de multiples sujets.

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