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Guide de démarrage pour la direction générale

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La direction générale joue un rôle clé dans la réussite d’un projet collaboratif : elle permet de poser un cadre de confiance et de convaincre les futurs utilisateurs de la valeur ajoutée de l’outil. Il est donc essentiel de l’intégrer dans votre plan de communication. Mais comment s’y prendre, exactement ? 

Le rôle du dirigeant est clé lorsque vous lancez la plateforme

Dans cet article, vous retrouverez un ensemble de bonnes pratiques pour aider la direction générale à mettre en avant les bénéfices de Talkspirit, apporter de la crédibilité au projet et inciter les utilisateurs à utiliser l’outil.

Que vous souhaitiez améliorer votre communication interne ou animer des communautés, il est essentiel d’impliquer la direction générale dès le lancement de Talkspirit. 

Outre la mise en place d’un plan de communication, il reste important d’obtenir l’adhésion et le soutien des dirigeants tout au long du projet. Et pour cause : la participation et l’implication de la direction générale permettront de créer l’impulsion nécessaire au bon déploiement de la plateforme. 

L’intervention du dirigeant est principalement recommandée si Talkspirit vient répondre à des enjeux de communication interne et a pour but de : 

  • développer la culture de l’entreprise, 
  • améliorer la cohésion, 
  • rassembler l’ensemble de vos collaborateurs, notamment les télétravailleurs. 

Impliquer le dirigeant dans la communication

Avant même de lancer le projet collaboratif, la Direction Générale doit réfléchir à la ou les façon(s) dont elle souhaite utiliser Talkspirit, afin de se fixer des objectifs.


Suite à l’élaboration de ces cas d’usage, un plan de lancement pourra être mis en place afin de communiquer sur la mise en place de l’outil. Le dirigeant pourra alors partager les informations suivantes : 

  • à quoi servira l’outil,
  • quelle sera sa place parmi les outils existants,
  • quelle est sa valeur ajoutée et quels bénéfices les salariés pourront en tirer,
  • comment fonctionne l’outil,
  • et tout élément qui viendra présenter, expliquer et légitimer ce changement.

Nous recommandons d’impliquer la Direction Générale dès  le lancement de Talkspirit, afin de faciliter son déploiement. Elle pourra alors communiquer sur le projet en dehors de Talkspirit (quelques jours avant le lancement de la plateforme par exemple), mais aussi sur Talkspirit, une fois la plateforme mise en place. 

Découvrez dans cet article comment réussir le lancement de Talkspirit au sein de votre structure.

Un message du dirigeant à ses collaborateurs aura un impact important sur l’utilisation de l’outil et motivera les membres de l’entreprise à s’y connecter et s’y impliquer davantage.

Motiver les managers

S’il est nécessaire que la direction générale s’implique dans le projet, il est essentiel que les managers, plus près de leurs équipes, légitiment également cette démarche d’inscription et de connexion à Talkspirit. 

Chargés de motiver et d’engager les équipes, les managers ont un rôle déterminant lors de la mise en place de Talkspirit. 

Leur rôle est de donner l’exemple et de favoriser la coopération en :

  • créant des groupes,
  • animant ou désignant des gestionnaires du groupe qui seront chargés d’animer et d’encadrer les échanges.

Avec Talkspirit et son système de communication horizontal, l’information est accessible à l’ensemble des membres d’un groupe de manière harmonisée, floutant ainsi les rapports hiérarchiques en vigueur dans l’entreprise. Si l’outil favorise la cohésion sociale des salariés et améliore leur qualité de vie au travail, il peut également inquiéter les responsables d’équipe qui pourront y percevoir une perte de pouvoir. 

Le discours de la direction auprès des managers en amont du lancement doit être orienté vers ce point sensible. Afin de favoriser l’implication et l’épanouissement des collaborateurs et des managers, il est donc essentiel de les laisser s’exprimer.

Pour convaincre les managers du bien fondé de la mise en place d’un RSE, nous vous conseillons  de mettre en avant les résultats qu’ont pu obtenir des entreprises de la même taille ou du même secteur, notamment le ROI à long terme. 

Accueillir les nouveaux utilisateurs et clarifier les enjeux de l’outil

Le mot de bienvenue

Il est préconisé que le dirigeant soit l’un des premiers à poster une publication sur Talkspirit. Pour cela, vous pouvez créer un groupe général sur le modèle @tous-bienvenue ou @tous-nos actualités, dans lequel vous partagerez des actualités à destination de l’ensemble des membres de la plateforme.

Épinglez le mot de bienvenue

Au sein de ce groupe général, le dirigeant pourra partager une première publication qui pourra être épinglée afin d’être facilement retrouvée dans le fil d’actualités du groupe. 

Cette publication pourra prendre la forme d’un message rédigé dans une publication. Si nécessaire, la direction générale pourra prendre la parole dans un live vidéo pour intéragir avec les nouveaux utilisateurs de la plateforme. Ces derniers pourront alors poser leurs questions en direct, et obtenir des réponses en instantané. 

Cette première publication de bienvenue pourra répondre aux interrogations suivantes : 

  • pourquoi cet outil ? 
  • dans quel but ?
  • quels sont les objectifs de ce projet ?
  • quelles sont les règles en vigueur sur la plateforme ?

Nous recommandons d’y mentionner l’ensemble des membres du groupe dans lequel la publication sera partagée, afin de générer une notification aux utilisateurs de la plateforme et de conférer au message une importance supplémentaire.

Donner l’exemple sur la plateforme

Il est essentiel que le dirigeant donne l’exemple dans son utilisation de la plateforme afin d’inciter ses collaborateurs à faire de même. 

Essayez de trouver des façons d’intégrer Talkspirit aux outils auxquels les utilisateurs sont habitués, et démontrez sa facilité d’utilisation ainsi que sa valeur ajoutée. Si la plateforme RSE est rapidement adoptée par les cadres dirigeants, l’ensemble de l’entreprise suivra.

Pour impliquer encore davantage les collaborateurs sur la plateforme, la direction générale pourra montrer sa présence sur Talkspirit par un simple “j’aime”, ou même un commentaire. 

En voyant les dirigeants utiliser l’outil, vos collaborateurs sauront qu’il est tout à fait normal de poser des questions, et qu’ils y sont même encouragés.

Renseignez vos fiches profil

De même, nous recommandons que les cadres dirigeants disposent de fiches profil complétées afin de donner l’exemple. Ces informations renseignées permettront aux utilisateurs de :

  •  de retrouver facilement les différents interlocuteurs auxquels ils souhaitent s’adresser depuis l’annuaire des utilisateurs, 
  • et d’accéder à un organigramme de l’organisation clair et complet. 

Prendre la parole sur la plateforme

Sur Talkspirit, la direction générale peut appartenir à différents types de groupes :

  • les groupes publics à destination de l’ensemble des collaborateurs présents sur la plateforme, pour un suivi des échanges effectués au niveau de l’entreprise,
  • des groupes privés, pour travailler ou collaborer sur des sujets spécifiques,
  • des groupes secrets car confidentiels réunissant par exemple les membres de la direction ou un comité de pilotage. 

Si le dirigeant n’a pas vocation à animer les groupes, il peut ponctuellement y prendre la parole lors de moments forts de l’entreprise ou lors d’occasions spéciales, par exemple pour :

  • souhaiter la bonne année,
  • encourager les collaborateurs dans un contexte particulier ou difficile,
  • célébrer les réussites, 
  • partager des articles de veille sur une thématique donnée. 

Ces prises de parole peuvent être effectuées grâce aux fonctionnalités publication ou live vidéo selon le format souhaité. 

Se rapprocher des équipes sur le terrain

Talkspirit permet au dirigeant de se rapprocher des équipes présentes sur le terrain. Cette “proximité” lui permet de : 

  • mieux comprendre les freins, problèmes et conflits qu’ils rencontrent, pour réfléchir à comment y remédier,
  • comprendre quels outils doivent être mis en place pour optimiser le temps de travail et la productivité des collaborateurs,
  • cibler plus facilement les facteurs de réussite et d’échec. 


La visibilité sur ces différents points pourra venir objectiver la prise de décision de la direction pour qu’elle s’assure de :

  • la réussite de son entreprise,
  • et de la satisfaction de ses employés.


Si le dirigeant prend rarement la parole dans un groupe, il peut être amené à intervenir en commentaire d’une publication pour :

  • clarifier un processus, 
  • valider un sujet, 
  • proposer un axe d’amélioration de l’existant.

Recueillir des informations utiles à vos réalisations quotidiennes

Accéder à des informations pour faciliter la prise de décision

Si le dirigeant n’intervient que ponctuellement dans les groupes, Talkspirit lui permet de rassembler des informations et les opinions de ses collaborateurs sur des sujets précis. 

Pour la direction, c’est donc un moyen de rester en veille sur les difficultés rencontrées en interne (comprendre ce qui nécessite d’être amélioré, clarifié ou laissé en l’état), et de demander du feedback aux collaborateurs en temps réel. 

Afin de débriefer avec les référents métiers sur les succès de leurs équipes, le dirigeant pourra utiliser la fonctionnalité Évènements, grâce à laquelle il pourra créer des évènements récurrents sur une période définie et y associer un lien de visioconférence. Il pourra ainsi planifier ses échanges et partager en direct les points d’amélioration qui nécessiteraient d’être mis en place. 

Grâce à l’application mobile, le dirigeant pourra recevoir l'information en mobilité, et ainsi ne pas se trouver limité dans ses déplacements. La fonctionnalité appareil photo lui permettra de partager un élément de feedback aux équipes en image, lors d’une visite sur site par exemple. 

Pour télécharger l’application mobile, il suffit de cliquer sur ce lien : https://www.talkspirit.com/product/mobile-apps

Vous pouvez également créer un groupe individuel secret pour chaque référent, par exemple pour lui attribuer des tâches, lui partager un avis ou aborder l’évaluation des performances d’un collaborateur. Le dirigeant peut utiliser ces groupes pour rester informé des projets en cours dans chaque service en demandant aux référents de publier leurs priorités de la semaine dans le groupe. 

Échanger avec les équipes de direction

Le dirigeant pourra réunir les équipes de direction pour échanger sur les sujets de son choix. Pour ce faire, nous invitons à créer un groupe comité/copil réunissant ces équipes de direction. 

Pour des points ponctuels, le dirigeant pourra lancer une visioconférence dans le salon de tchat lié au groupe. Ces points réguliers pourront faire l’objet d’une création d’événement dans l’agenda Talkspirit, auquel vous pourrez associer un lien de visioconférence. Le rendez-vous sera alors automatiquement affiché dans les agendas des membres du groupe, qui pourront rejoindre les échanges par un simple clic sur le lien associé. 

Conclusion

L’intervention de la direction générale est fortement recommandée lors de la mise en place de Talkspirit dans votre entreprise, mais également tout au long du projet. 

Bien sûr, il est essentiel que le dirigeant s’assure en premier lieu de l’implication des responsables d’équipes, qui eux-mêmes seront garants de l’implication des collaborateurs. Le dirigeant pourra également impliquer le collaborateur en l’accueillant sur la plateforme avec un mot de bienvenue et en démontrant l’utilité de l’outil au quotidien. 

La présence du dirigeant sur le réseau social d’entreprise ne signifie pas qu’il doit être sollicité davantage. Au contraire, la plateforme lui permet d’obtenir plus de visibilité sur les défis et succès rencontrés en interne, et ainsi d’y répondre plus facilement.

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