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Partagez des Newsletters efficaces avec Talkspirit

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Avec le nouveau module de newsletter Talkspirit, sélectionnez des publications de vos groupes ouverts et partagez-les dans une newsletter email envoyée à l’ensemble des membres de votre plateforme !

Réception de contenus plateforme par email grâce à la newsletter

Vous souhaitez mettre en lumière des informations clés de votre structure, promouvoir le travail d’une équipe, d’un service ou simplement impliquer vos salariés davantage en les intégrant à la vie de votre entreprise ? Grâce à la newsletter Talkspirit, améliorez la diffusion de l’information et renforcez la motivation de vos salariés !

Pourquoi mettre en place une newsletter avec Talkspirit ? 

Avec Talkspirit, vous pouvez partager l’information via différents canaux et ainsi répondre à des objectifs de communication différents. Si la page d’accueil constitue un équivalent du portail intranet et vous permet de donner de la visibilité aux événements et actualités de votre entreprise, les groupes, eux, vous permettent d’échanger et de collaborer au quotidien sur des thématiques essentielles au bon fonctionnement de votre structure. 

Avec le module de newsletter, vous pouvez donner davantage d’importance à ces informations déjà partagées sur votre plateforme. Vous évitez ainsi les doublons de communication et le spam de vos utilisateurs mais gagnez également un temps précieux dans la rédaction et la publication de vos contenus : vous n’avez plus besoin de mobiliser des équipes RH/communication dédiées à la création de cette newsletter. 

Votre équipe marketing a déjà partagé une publication concernant les directives que prend votre entreprise dans un groupe public ? Préférez mettre ces nouvelles directives en avant en les partageant dans une newsletter email plutôt que de repartager cette information dans le groupe. En diversifiant le format de communication, vous vous assurerez ainsi de toucher un maximum d’utilisateurs.

Ce module vous offre également la possibilité de faire remonter les informations partagées par vos utilisateurs et ainsi de placer le salarié au centre des échanges pour lui donner une voix dans ce processus de communication.

NB : avec la newsletter, nous ne pourrez partager que les contenus de vos groupes publics. Assurez-vous ainsi de respecter la sensibilité des informations et la confidentialité des échanges sur votre plateforme.

Avec la newsletter, vous valorisez ainsi les informations partagées sur votre plateforme tout en impliquant davantage vos utilisateurs qui deviennent des acteurs de cette communication. Mais comment mettre en place une newsletter qui réponde à ce double objectif ?

Comment mettre en place une newsletter efficace ?

Quels sujets peuvent faire l’objet d’une newsletter ?

L’envoi d’une newsletter peut permettre de répondre à des objectifs de communication divers. Vous pourrez par exemple souhaiter mettre en avant la sortie d’un nouveau produit/service comme clarifier un processus interne. 

1. Définir la thématique de votre newsletter

Il est donc important dans un premier temps de définir quel message vous souhaitez faire passer : vous pourrez ainsi sélectionner l’information à remonter le plus justement possible. 

Vous pouvez procéder à une prise d’opinion des utilisateurs de votre plateforme grâce à la fonctionnalité sondage. Cela pourra vous permettre d’identifier quels types de contenus sont importants pour les utilisateurs :

  • des actualités clients ?
  • les tendances du marché et actualités impactant votre secteur ?
  • une clarification de processus internes en cours ? 
  • les tendances et chiffres clés de votre semaine/mois ?

2. Définir la fréquence de votre newsletter

Une newsletter interne doit être envoyée chaque fois qu’il est nécessaire de communiquer auprès de l’entreprise. 

Cette newsletter peut être envoyée de manière régulière pour mettre en avant des contenus hebdomadaires/mensuels/annuels tels que les chiffres ou statistiques du mois mais peut également permettre de promouvoir de nouveaux services/produit et d’informer ponctuellement.

Quelques idées de contenus pour vos newsletters mensuelles :

  • Partagez les succès et difficultés de votre structure/des chiffres clés et statistiques de l’entreprise.
  • Assurez-vous d’être toujours en phase avec le marché en partageant les avancées et innovations du secteur et de la concurrence.
  • Renforcez l’esprit de communauté par une présentation des nouveaux collaborateurs dans l’entreprise.

Quelques idées de contenus pour vos newsletters ponctuelles : 

  • Partagez une intervention de la direction générale sur un sujet de l’entreprise pour lui donner davantage d’impact et de légitimité (cela peut être dans le cadre d’un remaniement des équipes, une réorganisation du travail, un changement de stratégie, dans le cadre d’une communication de crise, ou tout simplement d’évènements particuliers (voeux de fin d’année, …). 
  • Assurez-vous la participation de vos équipes en partageant une invitation à un évènement de votre structure (formation ou évènement interne).
  • Félicitez, rassurez et impliquez vos équipes en valorisant l’obtention d’un contrat/projet.
  • Clarifiez un sujet que vous aurez identifié comme peu clair pour les utilisateurs de votre plateforme.

3. Partager l’information de manière ciblée et efficace

Créez et suivez aisément les publications de vos groupes ouverts à partager

Vous souhaitez communiquer sur un sujet que vous avez défini. Assurez-vous de disposer des bonnes informations à remonter dans votre newsletter. Le gestionnaire de la newsletter n’est pas nécessairement l’auteur des publications partagées dans le groupe. 

Pour mesurer facilement quelles informations nécessitent d’être partagées en complément des publications existantes dans le groupe, nous vous recommandons de mettre en place un calendrier éditorial grâce au module Projets. Vous pourrez alors suivre de manière efficace quels contenus nécessitent d’être ajoutés et quelles informations ont déjà été partagées dans le groupe. 

Pour gagner en productivité, ne pas vous perdre dans la publication des différents contenus et ne pas avoir à publier l’ensemble des informations d’un même coup (cela aurait moins d’impact auprès des utilisateurs qui recevraient trop d’informations), nous vous recommandons la mise en place de brouillons pour faire évoluer vos contenus en accord avec les différentes parties prenantes et de programmer les publications une fois leur contenu validé. 

Lorsque vous avez réuni l’ensemble des informations sur lesquelles vous souhaitez communiquer, vous pouvez créer votre newsletter. 

Vue newsletter administration

Créez votre newsletter depuis l’administration

Les gestionnaires de la newsletter, nommés par les administrateurs de la plateforme, peuvent créer et lancer des newsletters depuis l’administration. 

Pour une newsletter efficace, débutez sa création par un titre clair et inspirant. L’objectif est ici d’inciter le salarié à prendre connaissance des informations que vous partagez. 

L’objet de votre email devra dépendre de son contenu. Il est obligatoire car déterminant. Le titre de votre newsletter doit en effet être évocateur et permettra au salarié de déterminer s’il est nécessaire qu’il ouvre l’email ou pas. Préférez ainsi un titre :

  • court et concis, 
  • explicite ou suscitant la curiosité selon votre objectif de communication, 
  • révélateur des contenus partagés,
  • personnalisé

Pour partager les actualités du mois, préférez par exemple “Top 5 des actualités en mai” à “Découvrez les actualités de votre entreprise sur ce mois de mai”. 

Une fois votre titre défini, nous vous recommandons d’y associer une description qui permettra de décrire en quelques mots le contenu de votre email et de le recontextualiser pour une meilleure compréhension des informations partagées. 

Vous pourrez alors venir chercher les publications partagées dans vos groupes ouverts et les associer à cette newsletter, sans limite de contenu ! Nous vous recommandons cependant de ne pas partager trop d’informations car cela pourrait décourager vos salariés lors de la lecture. Privilégiez un format dynamique, en sélectionnant les publications les plus pertinentes sur le sujet et assurez-vous alors une prise de l’information optimale. 

Suivez la prise d’information

Lorsque votre newsletter est prête, vous pouvez l’envoyer ! 

NB : tous les utilisateurs disposant d’un compte membre sur la plateforme seront ciblés par cette newsletter. Cela permet de communiquer largement à l’ensemble de votre structure. Les utilisateurs guests ne seront pas ciblés pour ne pas partager des informations internes confidentielles à vos clients, partenaires et fournisseurs.

Nous mettons à votre disposition quelques indicateurs qui vous permettront de mesurer le succès de cette newsletter. Affichez par exemple le taux d’ouverture de l’email pour mieux adapter vos communications à venir. 

Avec le module newsletter de Talkspirit, vous pouvez valoriser les informations que vous partagez sur la plateforme en générant une notification email à l’utilisateur. Vous pourrez ainsi éviter les doublons de communication et impliquer davantage le salarié dans sa prise d'information. Gagnez en productivité et en réactivité sur les sujets de votre entreprise grâce une mise en place rapide et efficace de ces emails internes. 

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