Comment réduire la surcharge informationnelle liée à nos outils de travail ?

1. Rationaliser les applications

Pour réduire la surcharge informationnelle des collaborateurs, il faut d’abord commencer par réduire le nombre d’outils qu’ils utilisent au quotidien. Aujourd’hui, plus d’un quart des salariés doivent passer par au moins 11 applications pour obtenir les informations dont ils ont besoin pour travailler¹. Ce qui est énorme ! Surtout quand on sait que certaines applications sont parfois utilisées pour le même usage…

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En effet, il n’est pas rare de voir des entreprises qui utilisent plusieurs outils avec des fonctions similaires rien que pour faire des visioconférences, tchatter avec des collègues ou encore stocker des documents. Cette multiplication des applications peut être un vrai fléau pour les collaborateurs, qui doivent passer leur temps à jongler entre différents outils pour trouver la bonne information.

Pour éviter la surcharge informationnelle liée au trop-plein d’outils, il est donc essentiel de rationaliser ses applications, et d’opter au maximum pour des solutions centralisant plusieurs fonctions au même endroit. C’est par exemple ce qu’il est possible de faire sur Talkspirit, un outil collaboratif tout-en-un qui intègre un tchat, un module de visioconférence, un drive, une base de connaissances, un fil d’actualités, et bien plus encore.

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2. Limiter les emails internes

Selon Forbes, un employé de bureau passe environ 2h30 par jour à lire et répondre à ses emails. Un temps qui pourrait être largement réduit si nous arrêtions d’utiliser l’email pour les échanges internes.

Réseaux sociaux d’entreprise, intranets, digital workplaces… De nombreuses solutions existent pour fluidifier le partage d’informations et permettre aux organisations de se passer complètement des emails en interne. 

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Spécialisée dans la communication éditoriale, l’Agence Bergamote a ainsi fait le pari de remplacer ses emails internes par la plateforme Talkspirit. Résultat : les emails internes ont diminué de 95 % au sein de l’agence !

Outre la réduction des emails internes, il est également possible de limiter notre surcharge informationnelle en optimisant la gestion des emails externes. Voici quelques conseils pratiques pour avoir l’esprit plus libre : 

• Consultez vos emails uniquement sur certains créneaux dédiés (par exemple, en milieu et en fin de journée).
• Organisez vos mails dans des dossiers par ordre de priorité ou par thématique (selon ce qui vous correspond le mieux).
• Répondez aux emails les plus urgents, et transformez en tâches ceux qui requièrent une action de votre part.
• Désabonnez-vous des newsletters que vous ne lisez pas.
• Nettoyez régulièrement votre boîte mail, en vous aidant d’outils tels que Cleanfox ou Mailstrom.

3. Limiter les réunions

Les réunions qui s’enchaînent à longueur de journée peuvent également entraîner de la surcharge informationnelle pour les collaborateurs. En moyenne, ces derniers participent à 10 réunions par semaine, dont la moitié qu’ils estiment inutiles². Or, non seulement ces réunions sont trop fréquentes, mais elles ont également tendance à déborder !

La solution serait donc à la fois de limiter le nombre et la durée des réunions, afin de réduire la surcharge informationnelle liée à la réunionite. Ce qui obligerait chacun à aller à l’essentiel et prendre des décisions de manière plus efficace.

Si ce sujet vous concerne particulièrement, nous vous invitons à consulter nos 7 conseils pour améliorer l’efficacité de vos réunions à distance. 

4. Réduire les notifications

Les notifications : elles sont partout au travail, dès qu’on reçoit un nouveau message, quand on est mentionné sur une publication ou que l’on est invité à une réunion. Ces notifications incessantes sont une vraie source de stress au quotidien, et peuvent donner l’impression aux salariés d’être bombardés d’informations en continu.

Réduire les notifications sur chacun de ses outils (dès que c’est possible) est un bon moyen de réduire cette surcharge informationnelle. Sur Talkspirit, vous avez par exemple la possibilité de choisir : 

• quelles informations doivent faire l’objet d’une notification (un message, une publication, une mention, etc.),
• à quelle heure vous souhaitez ne plus recevoir de notifications,
• à quelle fréquence vous souhaitez être notifié(e) et sous quelle forme (notifications push ou emails).

Ces fonctions étant disponibles sur de nombreux outils, nous vous conseillons fortement de les personnaliser selon vos préférences, afin d’éviter de recevoir trop de notifications dans la journée.

5. Filtrer le flux d’informations

Si nous souhaitons réduire la surcharge informationnelle liée à nos outils de travail, il nous faut également apprendre à filtrer les informations qui nous parviennent. Ce tri peut se faire sur un bon nombre d’applications. Par exemple, si vous utilisez un réseau social d’entreprise, il peut être pertinent de : 

• créer des groupes thématiques et des groupes projets sur lesquels chacun pourra partager des informations pertinentes (et ainsi éviter que toute l’information soit mélangée dans un seul groupe “Général”)
• inviter dans ces groupes uniquement les personnes qui ont besoin d’y être ou qui souhaitent y être (pour éviter de spammer les collaborateurs d’informations qui ne les concernent pas),
• filtrer les publications de votre fil d’actualités par groupe, par publication lue ou non lue, par date ou par étiquette, pour trouver facilement les informations dont vous avez besoin,
• organiser votre drive et votre base de connaissances en dossiers et sous-dossiers,
• connecter les flux RSS de vos outils métiers et des médias que vous consommez (réseaux sociaux, articles de blog, etc.) à votre réseau social d’entreprise, pour centraliser toute l’information au même endroit.

En bref, l’important est de bien organiser ses outils de travail, afin de pouvoir retrouver l’information plus facilement.

6. Organiser et prioriser ses tâches

Une bonne organisation et priorisation des tâches peut également aider à gérer la surcharge informationnelle. Plutôt que de mettre toutes les tâches dans le même panier, prenez le temps d’identifier celles qui vous paraissent les plus urgentes, versus celles qui peuvent être effectuées plus tard. Organisez ensuite ces tâches par projet et par date d’échéance dans un outil de gestion de projet (par exemple, sur le module Projet de Talkspirit).

Lister et organiser vos tâches vous permettra de mieux les prioriser, et ainsi de libérer votre cerveau des informations les moins importantes (ou les moins urgentes).

Beaucoup pensent que faire plusieurs choses à la fois nous rend plus productifs. Or, c’est tout le contraire ! Selon l’Association Américaine de Psychologie, être multitâche nous ferait perdre jusqu’à 40 % de notre temps de travail. 

Traiter une tâche à la fois – selon l’ordre de priorité défini – permettra donc de réduire votre surcharge informationnelle, mais aussi de gagner en productivité !

7. Tester la digital detox 

Pour lutter contre l’infobésité et le FOMO (fear of missing out, que l’on peut traduire comme la “peur de rater quelque chose”), certains testent la digital detox (ou détox digitale) : une méthode consiste à bannir tous les outils et/ou objets numériques de son quotidien pendant une certaine période.

Appliquée au monde professionnel, la détox digitale peut ainsi favoriser le droit à la déconnexion, et réduire la surcharge informationnelle venant de nos outils numériques. L’objectif n’est pas forcément d’être en déconnexion totale (zéro téléphone, zéro ordinateur, etc.), mais plutôt de se laisser des plages horaires où l’on se déconnecte de nos outils de travail, afin de travailler sur des tâches qui nécessitent plus de concentration.

À vous de tester : passez votre téléphone et vos notifications en mode “muet”, et activez le mode “ne pas déranger” pendant une ou plusieurs heure(s). Vous nous en direz des nouvelles !

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Pour conclure

Réduire la surcharge informationnelle liée à nos outils numériques suppose d’agir sur plusieurs fronts, en impliquant l’ensemble des parties prenantes de l’organisation. 

Du côté de la DSI (Direction des systèmes d’information), il est important de mettre en place les bons outils, et de faire en sorte que leur périmètre fonctionnel se superpose le moins possible. 

La communication interne et les managers, quant à eux, doivent mettre en place et partager des bonnes pratiques pour faciliter la circulation de l’information, limiter les emails internes et les réunions inutiles, et promouvoir le droit à la déconnexion. Enfin, les salariés peuvent réduire leur propre surcharge informationnelle en paramétrant leurs notifications, en organisant l’information sur leurs outils de travail et en priorisant leurs tâches.

Avant de mettre en place toutes ces actions, il faut bien sûr commencer par établir si vous – et vos collaborateurs – souffrez de surcharge informationnelle, et si oui à quel point. On vous a concocté un quiz pour le découvrir 👇